Les études se suivent et se ressemblent : les médecins sont en tension, leur planning surchargé et le poids des tâches sans valeur ajoutée va croissant. Comment s'organiser pour travailler mieux et être moins sous pression ? Comment retrouver le chemin du soin avant tout et se détacher des sujets que vous trouvez soporifiques et chronophages ?
En tant qu'entrepreneur.e je suis de longue date sensible à la question de l'optimisation de mon quotidien : rationaliser mon temps de travail, savoir arbitrer et me concentrer sur les sujets pour lesquels j'ai une véritable valeur ajoutée, savoir déléguer, organiser mon environnement de travail, dédier un temps aux échanges en interne ou en externe mais aussi en garder pour la gestion... Toutes ces petites choses qui cumulées peuvent rapidement occuper une demi-journée par semaine.
En échangeant avec des médecins depuis bientôt quatre ans, je constate que les questions qu'ils se posent sur la rationalisation de leur temps sont très proches de mes préoccupations. Le médecin est finalement lui aussi un entrepreneur. Avec une difficulté supplémentaire, puisqu'il n'a pas une (géniale) équipe de douze personnes pour partager avec lui le poids des tâches quotidiennes.
Secrétariat, administratif, entretien, organisation du cabinet médical : les médecins ne savent plus où donner de la tête et certains estiment que leur temps médical ne représente que 70% de leur charge de travail hebdomadaire. Pourtant d'autres médecins parviennent à atteindre jusqu'à 90% de temps de soin
Ils ont réussi, au fil des années, à organiser leur activité et à obtenir de l'aide, soit avec des salariés soit via des outils, pour les sujets qui ne sont pas directement liés à l'anamnèse ou au diagnostic. Ainsi ils obtiennent une meilleure rentabilité de leur activité et surtout une organisation de vie perçue comme plus qualitative.
Certains jours et certaines tranches horaires sont plus chargés que d'autres. Ainsi le lundi et le vendredi sont traditionnellement plus actifs que les autres jours de la semaine. Pour les généralistes, la répartition horaire de la charge de travail est aussi inégale, avec des fins de journée très souvent saturées. Cela est d'autant plus vrai lorsque le médecin consulte sans rendez-vous et que l'afflux de patients rempli la salle d'attente plus vite qu'elle ne se vide.
Savoir identifier les périodes les plus chargées est essentiel pour le médecin car c'est l'étape préliminaire à l'optimisation de son planning. Certains font le choix de consulter sans rendez-vous le matin et exclusivement sur rendez-vous l'après-midi. D'autres consultent seulement sur rendez-vous, tout en se gardant des périodes tampon qui permettront d'absorber les fameux patients pris en urgence, "entre deux".
L'optimisation de l'espace de travail est un point qui est trop souvent délaissé, alors qu'il est essentiel pour gagner du temps et permettre aux patients de se sentir plus sereins.
Lumineuse, confortable, la salle d'attente parfaite existe ! Elle doit, autant que possible, être séparée de la zone d'accueil et du secrétariat pour préserver la confidentialité. Si elle est un lieu adapté pour proposer des messages de prévention, il faut toutefois être attentif à ne pas créer une ambiance anxiogène et trop médicalisée.
Pour des raisons pratiques, si on ne doit entendre aucun des échanges verbaux qui ont lieu dans votre espace de soins, la salle d'attente doit être proche de votre cabinet pour limiter le temps passé en aller-retours pour aller chercher vos patients.
Enfin, la salle d'attente de demain pourra aussi être un lieu de "pré-soin" car il est possible de mettre à profit le temps que les patients y passent pour leur proposer de commencer à remplir un questionnaire d'anamnèse en ligne par exemple. Ce dernier vous fera gagner du temps immédiatement ensuite lors de la consultation.
Pour consulter vos patients dans de bonnes conditions, il est nécessaire de bien penser les espaces bureau et salle d'examen. Ils doivent garantir le confort de vos patients, tout en vous permettant d'optimiser votre temps. Voici les éléments essentiels à prendre en compte :
C'est le point le plus important, et qui présente la marge de manoeuvre la plus conséquente en termes d'optimisation. En effet l'organisation des consultations dans la journée ou leur répartition dans la semaine est déterminante pour répartir au mieux la charge de travail et obtenir ainsi un temps de soin de qualité pour ses patients et une meilleure organisation personnelle. Identifier certaines consultations pouvant être réalisées à distance, et y consacrer des horaires bien définis est par exemple une solution.
Comme évoqué plus haut, il est important d'identifier les points de tension principaux pour trouver des moyens d'être plus efficace. La semaine de travail d'un médecin n'étant pas extensible à l'infini, il faudra être aussi ingénieux que lors d'une partie de Tetris pour remplir correctement et efficacement ce planning.
Hellocare peut vous aider à optimiser votre temps : programmez un rendez-vous téléphonique avec nous pour en parler et obtenir de précieux conseils.